Overview

Documentatie#

Een aantal documenten & overeenkomsten worden gehanteerd ter opzet van de Clubformule.

• Brochure Clubformule
  Een overzicht van het BFSI BOCT aanbod, opbouw naar jaarplanning toe en algmeen kader van de praktische afspraken.
• Overeenkomst tot uitwisseling van persoonsgegevens
  Duidelijke afspraken rond welke informatie uitgewisseld wordt om de gemeenschappelijke organisatie van BOCT mogelijk te maken, alsook de inspanningen tot het veilig beheer ervan.
• Overeenkomst Clubformule
  Een contract over de opzet van een of meerdere BOCT in een specifiek gebied op een specifiek moment. Meerdere overeenkomsten kunnen gecombineerd worden indien aanbod mogelijk is.
• Algemene voorwaarden Clubformule
  Voorwaarden tussen de reispartner en BFSI vzw.
• Algemene voorwaarden deelnemer
  Voorwaarden tussen de inschrijver, deelnemer en BFSI vzw.

Tijdslijn#

Voorbereiding#

Op het einde van het seizoen worden onze geselecteerde reispartners aangesproken met als doel de overlap te verkennen tussen hun en onze intenties voor het opkomend seizoen. Zo wordt gekeken waar we een sterk aanbod kunnen opbouwen en waar eventuele hiaten bestaan. Op basis hiervan kan er opnieuw in gesprek gegaan worden tot eventuele aanvullingen in Clubformule. Indien geen Partner interesse toont, zal BFSI nagaan of we onder eigen vlag het aanbod versterken.

Activatie#

Van zodra consensus ontstaat over het type BOCT, de locatie en het moment, wordt de Overeenkomst Clubformule aangeboden aan de reispartner. Na ondertekening gelden de voorwaarden en kan het aanbod kenbaar gemaakt worden aan de buitenwereld (brochures, website, social, …).

Door zowel de reispartner als BFSI vzw wordt steeds gestreefd naar een optimale bezetting van elke BOCT om alsdus de geest van de samenwerking na te leven. Dit kan zich o.a. vertalen op vlak van marketing (bv. kenbaar maken van het aanbod) alsook tot een vlotte communicatie op de achtergrond (bv. uitwisseling inschrijvingen ter validatie van de deelnemers criteria).

Uitvoering#

Om het succes van de Clubformule te borgen, zijn er heel wat details belangrijk:

• Er gebeurt een vlotte uitwisseling van inschrijvingen per groep. Tot 3 weken vooraf kan dit op wekelijkse basis, binnen de termijn van 3 weken volgt dit meteen. (Volledige naam, mail, geboortedatum & adres ter validatie deelnemer.)
• BFSI bevestigt per kerende dat de specifieke deelnemer voldoet aan de criteria. (Lid, niveau, voorafgaande diploma’s, …)
• Voor elke BOCT bestaat een BFSI documentatie set zodat de reisorganisatie weet wat gecommuniceerd dient te worden.

Afronding#

• Uitwisseling generieke feedback & evaluatie editie.
• Finale afrekening.

Verwachtingen#

Inschrijvingen#

Naast een deelnemer van de volledige Clubformule (BOCT & huisvesting), dient ook de mogelijkheid te bestaan om een aantal niet-inslapende deelnemers per groep in te schrijven.